PMP(tmp) - 조달(Procurement)

- 조달 대상자원의 품질에 대한 궁국적인 책임은 수행 조직(프로젝트 팀)에게 있다.
* 기획
12,1 조달 계획 수립: 조달에 대한 요구사항을 문서화 하고, 조달하고자 하는 것을 언제, 어떻게, 무엇을 구매/획득할지 결정.
* Procurement SOw: 산출물을 프로젝트 팀이 만들지 외부에서 구매할 지 결정.
- WBS의 일부/전체를 outsoursing 할 수 있다.
1) 설계 SOW: 과정 중시 - Buyer(구매자) Risk가 높다. ex) 건설.
2) 과정 SOW: 결과 중시 - Seller(판매자) Risk가 높다. ex) R&D
12.1.1 Input
1) 범위 기준선(WBS, WBS Dictionary, Scope Statement)
2) 요구사항문서
3) 활동 자원 요구사항. 4) 프로젝트 일정
5) 활동 원가 산정치 6) 원가 성과 기준선
7) Risk 등록부 8) 리스크 관련 계약 결정 사항.
9) 상호 협력 합의 10) EEF 11) OPA

* 계약 관련 조직 유형. 1) 중앙 집권화 계약 조직 - 단점: 원활한 업무지원이 힘듬, 계약 담당자가 여러 프로젝트를 지원하기 때문에 해당 프로젝트에 대한 소속감이 떨어짐. - 장점: 계약 담당자의 전문성, 계약의 표준화 용이, 계약 담당자의 Career Path가 명확. 2) 프로젝트별 분활화 계약 조직  - 단점: 프로젝트 후 계약 담당자의 후속 업무 보장이 어려움. 계약 담당자의 업무 전문성이 떨어짐. 계약 담당자 중복(비효율), 계약 업무의 표준화가 어려움. - 장점: 프로젝트의 소속감이 높다. 원활한 업무 지원 가능, 요구사항 충족도가 높다.

12.1.2 Tool & Technique
1) 제작-구매 분석: 프로젝트 팀에서 특정 제품/서비스를 직접 만들지 외부에서 조달할지 여부 판단.
* 자체 제작/외부 구매 의사결정 기준
- 비용, 자체 기술력, 지적 재산권, 인적 자원 가용성.
- 작업 통제에 대한 수준, 사업 구조에 따른 필요.
2) 전문가 판단
3) 계약 유형.

1) 고정가(Fixed Price) 계약: 업무를 잘 알거나 범위가 명확한 경우(PM/고객/의사결정자) - 확정 고정과 계약(FFP: Fixed Firm Price) - 성과급 가산 고정가 계약(FPIF: Fixed Price Incentive Fee) : 실제 원가를 목표 원가(Target Cost) 이하로 절감 했을 때, 인센티브를 제공하되 총 가격을 통제. -> 최고 가격(ceiling price)를 두어 원가의 특정 금액을 넘지 못하도록 억제한다. - PTA(Point of Total Assumption): 최종 비용이 Target Cost를 초과하여 Buyer(Team)가 Seller(Vendor)에게 지불해야 하는 금액이 가격 상한선(Price Ceiling)에 도달하는 시점.) - PTA = [(Ceiling Price - Target Price) / 구매자의 share rate ] + target cost <- Seller가 비용 초과로 인해 손실을 감당할 수 있는 가격 - 가격 조정 조건부 - 고정가 2) 원가 정산 계약: 범위가 불명확한 경우 - 고정 수수료 가산 원가(CPFF) 계약 - Cost Plus Fixed Fee - 성과급 가산원가(CPIF) 계약 - Cost Plus Incentive Fee : 실제 원가를 보존해 준다. 실제 원가가 목표 원가(Target Cost) 임. 인센티브의 최소 금액 / 최대 금액을 설정 할 수 있다. 프로젝트 수행 팀이 실제 원가를 목표 원가 이하로 절감 하였을 때 인센티브 제공. - 바상금 가산 원가(CPAF) 계약 - Cost Plus Award Fee <- buyer가 불합리. 3) 시간자재(Time & Material) 계약: 빠른 계약 / 작은 범위 일을 수행하는 경우. ex) 시간제 Consultant 사용. * Cost(원가) + Fee(수수료/마진) = Price(가격) - 지급되는 인센티브 = 목표원가 - 실제 원가(+ 이익 / - 손실)

12.1.3 Output
1) 조달 관리 계약서: 조달 프로세스를 어떻게 관리할 것인지 기술
2) 작업 조달 기술서(조달 작업 기술서) - Procurement SOW
3) 제작-구매 결정 사항 4) 조달문서 5) 공급자 선정기준 6) 변경 요청


* 실행
12,2 조달 수행: 대상 판매자(Seller/OutSourcer)를 모집하고, 선정하고, 계약을 체결하는 프로세스
12.2.1 Input
1) 프로젝트 관리 계획서 2) 프로젝트 문서 3) OPA
4) 조달 문서 5) 공급자 선정 기준 6) 적격 판매자 목록 7) 제작-구매 결정사항 8) 판매자 제안서
9) 상호 협력 문의

12.2.2 Tool & Technique
1) 입찰자 회의(Bidder Conference): 계약자 회의, 거래 업체 회의, 선 입찰 회의.
-> Buyer(구매자)가 Seller(판매자)에게 계약 체결전에 주의 사항을 알려주는 회의
2) 제안서 평과 회의: 가중치 결정 시스템(Weighting System)을 통해 공급자 선정 작업을 실시.
3) 인터넷 검색: 리스크가 높고, 고도로 복잡한 조달 품목은 인터넷으로 구매하는 것은 적절하지 않다.
4) 광고: 공개적으로 입찰
5) 독립 산정(Independent Estimating) - Filtering(여과)기술 필요.
: 원가 산정치와 큰 차이가 발생하면 1) Procurement SOW가 미흡하거나, 2) 판매자가 조달 작업 기술서를 잘못 이해 하거나, 응찰 능력이 없다고 판단해야 한다. 특수 경우 3) Market Condition이 변한 경우. 
6) 전문가 판단
7) 조달 협상: 프로젝트 관리팀이 수행. PM이 협상을 주관할 필요는 없지만, 프로젝트 기술, 품질, 관리 측면의 요구 사항을 부연하여 설명할 수 있다.

12.2.3 Output
1) 프로젝트 관리계획서 / 프로젝트 문서 갱신
2) 변경 요청
3) 선정된 판매자
4) 자원 역일표(Rsource Calander)
5) 조달 계획 수주.

* 기본적으로 PMBok는 Bidding을 통해 입찰하는 것을 권장하는데 다음과 같은 경우 비경쟁 조달의 필요한 경우가 발생한다. 1) 프로젝트 일정에 상당한 압박이 있는 경우 - ex) 수해 복구 작업 2) 오직 하나의 판매자만 있는 경우 3) 판매자가 구매 항목에 특허를 가지고 있는 경우. 4) 판매자가 제안한 가격이 합리적이라는 것을 확인/보증할 수 있는 다른 방법이 있는 경우(비교 견적) * 비 경쟁 조달 유형 1) Single Source(단골): 조달 절차를 거치지 않고 선호하는 단골(지정) 판매자와 직접 거래. 2) Sole Source(특허): 오직 하나의 판매자만 있거나, 판매자가 특허를 가지고 있는 경우.

* 감시 / 통제
12.3 조달 관리: 계약이 성립되고 계약 이행 여부를 감시 / 변경 한다.
- PO: Purchase Order - 구매 주문 / 요청 - 계약서 작성을 하지 않고, 일방향적으로 물품을 구매하는 것(!= 계약서: 상방(양방)향 적)
12.3.1 Input
1) 조달 문서 2) 계약서
3) 프로젝트 관리 계획서 4) 성과 보고서 5) 작업 성과 정보
6) 승인된 변경 요청
12.3.2 Tool & Technique
1) 계약 변경 통제 시스템: 계약이 변경되는 프로세스를 정의 <- 통합 변경 통제 시스템과 통합되어야 한다.
- 문서 작업 / 추적 시스템 / 프로세스 / 변경 승인에 필요한 승인 수준등이 포함.
2) 조달 성과 검토
3) 성과 보고
4) 지불 시스템
5) 클레임 관리
6) 기록 관리 시스템
7) 검사 / 감사
- 검사: 프로젝트 내부 Team이 수행. 개선/ 교정이 목적. 비공식적으로 수시로 시행.
- 감사: 외부에서 공식적이며 정기적으로 적발이 목적으로 수행.
12.3.3 Output
1) 조달 문서 / 2) 조달 프로세스 자산 갱신
3) 변경 요청
4) 프로젝트 관리 계획서 갱신

* 종료
12.4 조달 종료: 계약을 완료/정산하고 프로젝트 / 프로젝트 단계 종료 프로세스.
12.4.1 Input
1) 프로젝트 관리 계획서
2) 조달 문서
12.4.2 Tool & Technique
1) 조달 감사 - 조달 수행 시 다른 프로젝트로 전수할 성공/실패 사례를 식별
2) 협상 타결
3) 기록 관리 시스템
12.4.3 Output
1) 종료된 조달
- 고객 측 계약 관리 책임자가 판매자에게 계약이 완료됨을 공식적으로 문서로 통지.
- 공식적 조달 종료 요구사항은 일반적으로 계약서에 정의되고 계약 관리 계획에 포함.
2) OPA 갱신
- 인도물 인수: 고객측 계약 담당자가 판매자에게 산출물의 승인/기각 여부를 문서화로 통지.
- 교훈의 문서화: 조달 감사로 분석되어 의미 있는 정보는 갱신.